Découvrez les fonctionalités

Logiciel de suivi de financements et de pilotage associatif

Demander une démo

Découvrez les fonctionalités

Logiciel de suivi de financements et de pilotage associatif

Demander une démo
1. Association et référentiels

Poser un cadre commun à toute l’association

Subeti permet de définir les informations et référentiels communs qui seront ensuite utilisés dans l’ensemble de l’application.

Centraliser les informations de l’association

La fiche de l’association permet de centraliser notamment :

  • ses informations générales ;
  • ses coordonnées ;
  • ses documents ;
  • ses exercices.

Ces informations peuvent ensuite être réutilisées dans différents contextes, notamment lors de la préparation de documents financeurs.

Adapter les exercices à votre fonctionnement

Toutes les associations ne travaillent pas selon le même calendrier.

Subeti permet de créer les exercices correspondant à votre organisation :

  • année civile ;
  • année scolaire ;
  • exercice décalé ;
  • ou toute autre période adaptée à votre fonctionnement.

Les projets, budgets et autres données peuvent ainsi être rattachés aux périodes réellement utilisées par l’association.

Importer votre plan comptable

L’association peut importer son propre plan comptable afin de retrouver dans Subeti les comptes qu’elle utilise déjà.

Ce référentiel peut ensuite être utilisé pour construire les budgets.

Créer vos propres modèles d’agrégation

Subeti permet de créer des modèles d’agrégation afin de regrouper les données budgétaires selon différents formats de restitution.

Un modèle d’agrégation peut notamment permettre de transformer un budget détaillé en une présentation correspondant à un format demandé par un financeur.

Subeti intègre de base les modèles nécessaires aux formulaires CERFA pris en charge. D’autres modèles peuvent être créés en fonction des besoins de l’association.

Structurer l’activité à plusieurs niveaux

Subeti permet de représenter l’activité de l’association à travers deux types de projets complémentaires : les projets opérations et les projets regroupements.

Cette organisation permet de suivre précisément les actions réalisées tout en conservant une vision plus globale des programmes ou ensembles auxquels elles appartiennent.

Suivre les projets opérations

Un projet opération correspond à une action effectivement mise en œuvre.

Il peut disposer de ses propres :

  • budgets ;
  • indicateurs ;
  • financements ;
  • responsables ;
  • actions ;
  • documents ;
  • champs complémentaires.

Les informations utiles au pilotage opérationnel sont ainsi regroupées autour du projet auquel elles se rapportent.

Regrouper plusieurs opérations dans un même projet

Un projet regroupement permet de réunir plusieurs projets opérations dans un ensemble commun : programme, dispositif, campagne, établissement ou autre niveau de pilotage.

Il peut disposer de ses propres :

  • budgets consolidés ;
  • budgets supports ;
  • enveloppes de cadrage ;
  • responsables ;
  • actions ;
  • documents ;
  • champs complémentaires.

Il permet ainsi de piloter un ensemble de projets opérations à un niveau plus global, tout en conservant le détail de chaque projet enfant.

Construire, suivre et consolider les budgets

Subeti permet de préparer les budgets prévisionnels des projets, de suivre leur réalisation et de disposer de plusieurs niveaux de lecture selon l’organisation des projets.

Construire les budgets des projets opérations

Chaque projet opération peut disposer de :

  • son budget prévisionnel ;
  • son budget réalisé ;
  • ses charges ;
  • ses produits ;
  • ses lignes détaillées par compte ;
  • ses libellés et montants.

Les budgets peuvent s’appuyer sur le plan comptable importé par l’association afin de conserver un niveau de détail compatible avec ses pratiques financières.

La comparaison du prévisionnel et du réalisé permet ensuite de suivre l’exécution financière du projet.

Consolider les budgets des projets regroupements

Un projet regroupement peut disposer d’un budget consolidé à partir des budgets de ses projets opérations enfants.

Il permet notamment de :

  • conserver le détail budgétaire de chaque projet opération ;
  • disposer d’une vision financière globale du regroupement ;
  • suivre un programme composé de plusieurs opérations.

Répartir les charges communes avec les budgets supports

Un projet regroupement peut également disposer de budgets supports pour prendre en compte des charges communes à plusieurs projets opérations.

Ils permettent notamment de gérer :

  • des fonctions support ;
  • des ressources communes ;
  • des frais de structure ;
  • certaines dépenses de personnel ;
  • d’autres charges à répartir entre plusieurs projets.

Des clés de répartition permettent ensuite d’affecter ces charges entre les projets opérations concernés.

Suivre les objectifs et les résultats

Le pilotage d’un projet ne repose pas uniquement sur ses données financières.

Subeti permet de structurer les indicateurs utilisés pour suivre l’activité, les objectifs et les résultats des projets.

Définir vos unités d’indicateurs

L’association peut créer les unités d’indicateurs qu’elle souhaite utiliser, par exemple :

  • personnes ;
  • heures ;
  • journées ;
  • ateliers ;
  • dossiers ;
  • euros ;
  • pourcentages ;
  • ou toute autre unité adaptée à son activité.

Ces unités peuvent ensuite être réutilisées dans les différents types d’indicateurs.

Créer un référentiel de types d’indicateurs

L’association peut créer un référentiel de types d’indicateurs réutilisables.

Par exemple :

  • nombre de bénéficiaires accompagnés ;
  • nombre d’ateliers organisés ;
  • nombre d’heures réalisées ;
  • taux d’atteinte d’un objectif ;
  • tout autre indicateur propre à son activité.

Chaque type d’indicateur est associé à une unité.

Fixer les objectifs avec les jeux d’indicateurs prévisionnels

Un projet peut disposer d’un jeu d’indicateurs prévisionnel permettant de définir les objectifs à atteindre.

Il peut ainsi préciser :

  • les indicateurs retenus ;
  • les valeurs prévues ;
  • les unités associées.

Suivre les résultats avec les jeux d’indicateurs réalisés

Un jeu d’indicateurs réalisé permet de renseigner les résultats effectivement obtenus.

La comparaison entre prévu et réalisé facilite :

  • le suivi de l’activité ;
  • l’analyse des résultats ;
  • la préparation des bilans ;
  • le reporting auprès des financeurs.

Impliquer directement les équipes opérationnelles

Les indicateurs peuvent être renseignés directement par les personnes qui suivent l’activité sur le terrain, selon les droits qui leur sont attribués.

Les équipes salariées ou bénévoles peuvent ainsi participer à la remontée des données sans nécessairement accéder aux informations financières du projet.

Prévoir plus largement avant d’affecter précisément

Les enveloppes de cadrage permettent de conserver un niveau de prévision plus large que les budgets et jeux d’indicateurs déjà affectés.

Elles servent à définir une cible ou une hypothèse sans l’intégrer aux totaux des budgets ou des jeux d’indicateurs prévisionnels.

Définir des enveloppes budgétaires

Une enveloppe budgétaire de cadrage permet de définir une cible financière qui n’est pas encore nécessairement affectée précisément.

Elle peut par exemple servir à prévoir :

  • une enveloppe globale pour un programme ;
  • un montant envisagé auprès d’un financeur ;
  • une cible financière au niveau d’un pôle ;
  • un montant destiné à être réparti ultérieurement entre plusieurs projets.

Fixer des enveloppes d’indicateurs

Une enveloppe d’indicateurs de cadrage permet d’appliquer la même logique aux objectifs d’activité ou de résultat.

Elle peut par exemple servir à prévoir :

  • un nombre global de bénéficiaires ;
  • un volume d’activité cible ;
  • un objectif à l’échelle d’un programme ;
  • une cible qui sera ensuite répartie entre plusieurs projets.

Les projets regroupements, les financeurs et les pôles peuvent disposer d’enveloppes budgétaires de cadrage et d’enveloppes d’indicateurs de cadrage :

Cadrer un projet regroupement​

Les enveloppes permettent de définir un cadre global avant de répartir plus précisément les prévisions entre les projets opérations enfants.

Anticiper les objectifs liés à un financeur​

Les enveloppes permettent par exemple d’anticiper ce que l’association prévoit de solliciter ou de réaliser avec un financeur avant que les financements individuels ne soient tous précisément définis.

Définir des cibles au niveau d’un pôle​

Il devient ainsi possible de fixer une cible à l’échelle d’un territoire, d’une activité, d’un établissement ou d’un autre axe d’organisation.

Représenter l’organisation réelle de l’association

Subeti permet de structurer l’activité selon différents axes grâce aux types de pôles et aux pôles.

Cette organisation permet de compléter la lecture par projet avec une lecture transversale adaptée au fonctionnement de l’association.

Créer vos propres types de pôles

L’association peut définir ses propres types de pôles, par exemple :

  • territoires ;
  • activités ;
  • publics ;
  • établissements ;
  • métiers ;
  • ou tout autre axe pertinent.

Chaque type de pôle peut ensuite contenir les pôles correspondant à cette organisation.

Construire des hiérarchies de pôles

Les pôles peuvent être organisés sur plusieurs niveaux hiérarchiques.

Par exemple :

Île-de-France
→ Paris
→ Seine-Saint-Denis
→ Val-de-Marne

Cette organisation permet de représenter des structures simples comme des organisations comportant plusieurs niveaux de regroupement.

Rattacher les projets opérations aux pôles

Les pôles sont directement rattachés aux projets opérations.

Les projets regroupements et les financements n’ont pas de rattachement direct propre aux pôles : ils héritent des pôles des projets opérations auxquels ils sont liés.

Les pôles sont directement rattachés aux projets opérations.

Un projet opération peut être associé à un ou plusieurs pôles, avec la possibilité de préciser la part attribuée à chacun.

Par exemple :

  • Pôle A : 60 % ;
  • Pôle B : 40 %.

Cette répartition permet de représenter plus fidèlement les projets transversaux.

Les pôles peuvent par ailleurs disposer de :

  • codes analytiques ;
  • enveloppes de cadrage.

Ils constituent ainsi un axe transversal permettant de lire l’activité à partir de l’organisation réelle de l’association.

Relier les pôles à votre analytique

Les pôles peuvent être associés aux éléments analytiques utilisés par l’association.

Cela permet de rapprocher :

  • l’organisation des projets dans Subeti ;
  • les axes de pilotage de l’association ;
  • sa structure analytique.

Centraliser les financeurs et suivre chaque financement

Subeti distingue les financeurs des financements afin de conserver à la fois une vision de la relation avec chaque organisme et un suivi précis de chaque financement obtenu ou sollicité.

Classer les financeurs selon vos propres catégories

L’association peut créer ses propres types de financeurs, par exemple :

  • collectivités ;
  • organismes publics ;
  • organismes sociaux ;
  • fondations ;
  • entreprises ;
  • financeurs privés ;
  • ou toute autre catégorie adaptée à son activité.

Cette classification permet d’organiser les financeurs selon les besoins de la structure.

Centraliser toutes les informations liées à un financeur

Un financeur peut disposer de :

  • ses informations générales ;
  • ses contacts ;
  • ses financements ;
  • ses documents ;
  • ses actions ;
  • ses enveloppes de cadrage;
  • ses projets liés

L’ensemble des informations utiles à la relation avec le financeur est ainsi regroupé autour de sa fiche.

Suivre chaque financement dans son contexte

Un financement peut disposer de :

  • son financeur ;
  • ses projets associés ;
  • ses montants ;
  • ses périodes ;
  • ses contacts ;
  • ses encaissements ;
  • ses actions ;
  • ses documents ;
  • ses champs complémentaires.

Subeti permet ainsi de suivre le financement dans son contexte et de retrouver directement les projets qu’il soutient.

Naviguer entre projets et financements

Depuis un projet, il est possible de retrouver les financements qui lui sont associés.

Depuis un financement, il est possible de retrouver les projets concernés.

Cette relation permet de conserver une vision cohérente entre l’activité de l’association et les ressources qui permettent de la financer.

Transformer les échéances en tâches concrètes

Subeti permet de créer des actions directement dans le contexte des projets, des financeurs et des financements.

Associer les actions à leur contexte

Les actions peuvent être liées à :

  • un projet ;
  • un financement ;
  • un financeur.

La tâche reste ainsi directement rattachée à l’élément auquel elle se rapporte.

Définir précisément chaque action

Une action peut disposer de :

  • un intitulé ;
  • une échéance ;
  • une récurrence ;
  • un ou plusieurs utilisateurs responsables ;
  • un statut ;
  • un élément auquel elle est associée.

Attribuer et suivre les tâches

Une action peut être confiée à un ou plusieurs utilisateurs.

Cela permet notamment de :

  • répartir les tâches au sein d’une équipe ;
  • identifier clairement les personnes responsables ;
  • suivre les échéances ;
  • conserver une vision des actions restant à réaliser.

Automatiser les tâches récurrentes

Les actions peuvent également être récurrentes.

Elles peuvent par exemple servir à :

  • renseigner des indicateurs chaque mois ;
  • relancer régulièrement un financeur ;
  • préparer un comité périodique ;
  • vérifier un versement ;
  • anticiper la remise d’un bilan.

Ajouter les actions aux agendas

Lorsque les comptes utilisés sont compatibles, notamment avec les environnements Google ou Microsoft, les actions peuvent être ajoutées à l’agenda de l’utilisateur.

Retrouver l’information et la réutiliser

Subeti permet de conserver les documents et les informations complémentaires directement dans le contexte auquel ils se rapportent, puis de réutiliser les données déjà présentes dans l’application.

Centraliser les documents là où ils sont utiles

Des documents peuvent être associés à :

  • l’association ;
  • un projet opération ;
  • un projet regroupement ;
  • un financeur ;
  • un financement.

Ils permettent de conserver notamment :

  • des conventions ;
  • des pièces justificatives ;
  • des documents propres à un financeur ;
  • des documents relatifs à un projet ;
  • tout autre fichier utile au suivi.

Les documents restent ainsi classés selon leur contexte et peuvent être facilement retrouvés ou téléchargés lorsque cela est nécessaire.

Ajouter des champs complémentaires

Des champs complémentaires peuvent être utilisés sur :

  • les projets opérations ;
  • les projets regroupements ;
  • les financements.

Ils permettent d’ajouter des informations qui ne font pas partie des données standard de Subeti.

Créer des formulaires de champs complémentaires réutilisables

Plusieurs champs complémentaires peuvent être regroupés afin de constituer un formulaire réutilisable.

Ces formulaires permettent notamment :

  • de demander plusieurs informations spécifiques ensemble ;
  • de réutiliser la même structure sur plusieurs projets ;
  • de réutiliser la même structure sur plusieurs financements ;
  • de conserver des données spécifiques à une démarche ou à un financeur.

Adapter les informations au contexte

Un projet peut disposer de ses informations de référence tout en nécessitant des variantes pour certaines demandes.

Les champs complémentaires permettent par exemple de conserver :

  • une formulation spécifique des objectifs ;
  • une présentation adaptée à un financeur ;
  • une information supplémentaire demandée dans un dossier ;
  • tout autre élément propre à une démarche particulière.

Les données principales du projet restent ainsi inchangées tandis que les informations spécifiques sont conservées séparément.

Saisissez une fois. Réutilisez vos données.

Les informations nécessaires aux demandes et aux bilans sont souvent déjà présentes dans Subeti :

  • informations de l’association ;
  • projets ;
  • budgets ;
  • indicateurs ;
  • financeurs ;
  • financements ;
  • champs complémentaires.

La logique de Subeti consiste à réutiliser ces données plutôt qu’à les ressaisir dans chaque nouveau support.

Générer les CERFA pris en charge

Subeti permet aujourd’hui de générer automatiquement à partir des données de l’application :

  • CERFA 12156 – Demande de subvention ;
  • CERFA 15059 – Compte rendu financier.

Les champs de ces documents sont mis en correspondance avec les informations présentes dans Subeti afin de permettre leur génération.

Étendre la génération à d’autres documents financeurs

Le même principe de correspondance peut être appliqué à des documents spécifiques utilisés par d’autres financeurs.

Un modèle de document peut ainsi être relié aux données correspondantes dans Subeti afin de préparer sa génération et de réutiliser cette correspondance pour de nouvelles demandes.

Cette bibliothèque pourra être enrichie progressivement en fonction des besoins des associations utilisatrices.

Réutiliser progressivement les données sur les plateformes financeurs

Subeti est également conçu pour permettre progressivement la mise en correspondance de ses données avec les champs des démarches réalisées directement sur des plateformes de financeurs, telles que :

  • Le Compte Asso ;
  • Dauphin ;
  • Stars-FIR ;
  • AFAS.

⚠️ Ces intégrations seront développées progressivement en fonction des besoins rencontrés auprès des associations utilisatrices.

Donner à chacun accès aux bonnes informations

Subeti permet à plusieurs métiers de travailler dans le même environnement tout en contrôlant précisément les informations accessibles à chacun.

Créer des profils adaptés à votre organisation

L’association peut créer des profils adaptés à son organisation, par exemple :

Direction

Finance/DAF

Responsable projet

Opération

Définir finement les droits

Chaque profil peut disposer de droits différents selon les fonctionnalités et les informations auxquelles il doit accéder.

Un responsable opérationnel peut par exemple suivre ses projets, ses actions et ses indicateurs sans avoir accès aux budgets ou à certaines données financières sensibles.

Les budgets supports contenant, par exemple, des informations salariales peuvent ainsi être réservés aux utilisateurs habilités.

Discutons de vos besoins !

Réservez un rendez-vous pour partager vos enjeux et les réponses que Subeti peut vous apporter ou pour réaliser une démo.

Prendre rendez-vous